Le point qui bloque
Un partenariat associatif et un montage de subvention ne posent pas la même question. Le premier demande qui travaille ensemble. Le second demande une chose beaucoup plus précise : qui est le bénéficiaire.
Une association trouve un partenaire, signe une lettre d'engagement, et considère le montage réglé. C'est souvent à ce moment que le dossier devient irrecevable.
Ce que le mot bénéficiaire engage
Dans le droit des subventions, le bénéficiaire n'est pas celui qui agit, ni celui qui accueille le public, ni celui qui apporte l'expertise. C'est la personne morale qui a déposé la demande, qui signe la convention, qui perçoit les fonds, et sur qui pèsent les obligations qui en découlent.
Trois conséquences, toutes lourdes :
- Il justifie. C'est lui qui produit les pièces de la dépense, les preuves de paiement, les états de personnel, et qui répond au contrôle.
- Il rembourse. Si une dépense est écartée, c'est à lui qu'on demande de restituer, même si la dépense a bénéficié à son partenaire.
- Il rend compte. Pour toute subvention publique, un compte rendu financier doit être déposé auprès de l'autorité qui a versé les fonds dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée.
Autrement dit, le bénéficiaire porte le risque. Décider qui l'est n'est donc pas une formalité administrative, c'est une décision de gouvernance qui engage la trésorerie de la structure désignée.
Les trois façons d'associer un partenaire
Le partenariat sans flux financier. Le partenaire contribue, met à disposition un local, oriente des publics, siège dans un comité de suivi. Il ne reçoit rien. La subvention reste entière chez le bénéficiaire, qui reste seul comptable. C'est le montage le plus simple, et le plus fréquent.
La prestation. Le partenaire est payé pour une mission définie. Il n'est pas bénéficiaire, il est fournisseur. Sa rémunération est une dépense du projet, soumise aux règles d'achat et, au-delà de certains seuils, à mise en concurrence. Attention au mélange des genres : une structure ne peut pas être à la fois partenaire désintéressé dans le dossier et prestataire rémunéré dans le budget sans que cela se voie et se justifie.
Le consortium avec chef de file. Plusieurs structures portent ensemble, l'une dépose et reçoit, puis reverse aux autres selon une convention de groupement. C'est le montage le plus exigeant : il suppose une convention signée avant le dépôt, une clé de répartition, et des obligations de justification qui remontent en cascade jusqu'au chef de file.
Chaque appel a sa règle, et elles se contredisent
C'est ici que les dossiers se perdent. Il n'existe aucune règle générale. Trois appels ouverts en ce moment illustrent trois positions opposées.
L'appel Socio-sport du ministère des Sports impose le consortium. La candidature associe obligatoirement une structure du mouvement sportif, ligue, comité, CROS, CDOS ou CTOS, et une structure accompagnatrice experte. Et c'est cette dernière qui dépose et qui reçoit la subvention. Le club n'est pas le bénéficiaire, il est l'accompagné. Une ligue qui aurait construit son budget en supposant qu'elle encaisserait a tout à refaire.
L'appel FSE+ du Conseil départemental de la Guadeloupe sur l'aide alimentaire et matérielle aux plus démunis interdit le consortium. Son règlement l'écrit sans ambiguïté : les opérations menées en consortium ne sont pas éligibles à cet appel à projets. Une association qui aurait monté un groupement pour couvrir plus de communes se verrait écartée pour ce seul motif.
L'appel FSE+ de Saint-Martin sur l'aide alimentaire l'autorise, avec chef de file désigné.
Trois dispositifs, trois règles incompatibles. Le réflexe de reprendre le montage qui a fonctionné l'an dernier, ou chez un confrère, est exactement ce qu'il ne faut pas faire.
Les cinq questions à trancher avant d'écrire une ligne
- Qui dépose ? Une seule structure, et le règlement dit parfois laquelle.
- Qui perçoit les fonds ? Ce n'est pas nécessairement celle qui réalise le plus d'actions.
- Qui justifie devant le financeur ? Le bénéficiaire, toujours, y compris pour les dépenses faites par d'autres.
- Qui rembourse en cas de dépense écartée ? La réponse doit être écrite avant le dépôt, pas découverte au contrôle.
- Le règlement autorise-t-il le reversement à un partenaire ? S'il ne le prévoit pas, un reversement peut être requalifié.
Si l'une de ces questions n'a pas de réponse écrite et signée, le montage n'existe pas encore. Il existe une intention.
Ce qu'il faut produire, et quand
Une lettre d'intention ne suffit pas pour un consortium. Il faut une convention de partenariat ou de groupement, signée par les organes compétents de chaque structure, antérieure au dépôt, et qui mentionne au minimum : le chef de file, la répartition des actions, la répartition financière, les modalités de justification entre partenaires, et le sort des sommes en cas de reversement demandé par le financeur.
Faire délibérer deux conseils d'administration prend des semaines. C'est la raison pour laquelle une échéance à trois semaines n'est pas une échéance à trois semaines quand un consortium est requis.
Avant de déposer
Si votre projet associe plusieurs structures, faites vérifier le montage avant d'écrire le dossier. Nous contrôlons ce que le règlement autorise, qui doit être désigné bénéficiaire, et quelles pièces doivent exister à la date du dépôt.
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